會展相關(guān)活動的種類與策劃
發(fā)表于：2018/6/13 14:21:15來源：瀏覽次會展的類別不同,其主體內(nèi)容也不相同,如展覽會的主體活動是展位中的展示、宣傳、營銷活動。不過，會展相關(guān)的活動，如禮賓活動( 開幕式、招待酒會、領(lǐng)導會見等)、交流活動(技術(shù)交流、技術(shù)講座、學術(shù)報告、經(jīng)濟論壇)、表演活動(產(chǎn)品演示、設(shè)備操作、技術(shù)表演)、貿(mào)易活動(貿(mào)易洽談、項目介紹、合同協(xié)議、意向簽約儀式)、娛樂活動(參觀訪問、觀看文藝節(jié)目、品嘗風味小吃)、等等,也都是不可缺少的內(nèi)容。以下介紹主要的活動及其策劃。
一.專題會議策劃
在會展的相關(guān)活動中,專業(yè)研討會、技術(shù)交流會、行業(yè)會議以及產(chǎn)品發(fā)布會等是最常見的會議活動。在策劃專題會議時，關(guān)鍵要掌握策劃要點。
1.專業(yè)研討會
1) 專業(yè)研討會是以研究行業(yè)發(fā)展動態(tài)為主要內(nèi)容的會議,其策劃要點有以下幾點。
① 會前簡明扼要地向主要發(fā)言人與主持人介紹相關(guān)情況。
② 事先設(shè)計好會議議程。
③ 邀請知名人士主持討論會。
④ 使主要發(fā)育人明白你希望他們做什么，
⑤ 明確討論會的性質(zhì)。
⑥ 合理安排討論會的時間。
⑦ 與主持人討論議程要求。
⑧ 請演講者告訴你他們演講的大致內(nèi)容，并為你提供適當細節(jié)，
⑨ 預先與主持人討論多少人來參加專題討論會最合適。
⑩ 計劃最多的互動人數(shù)，準備分會場。
? 預計要用到的演示設(shè)備。
? 關(guān)于分發(fā)材料，要讓他們知道你能做到什么，以及什么無法做到。
? 如果可能，為專業(yè)研討會安排一位會議主席，
(2) 有些專業(yè)討論會，可以通過圍繞中心議題進行動式討論，從而收到良好的研討效果，不過，這種專業(yè)討論會對組織者的要求較高，在策劃上需意的要點有以下幾點。
① 在整個會議中最恰當?shù)臅r候安排討論。
② 確保這個議程的時間長度合適。
③ 考慮多少人參加合適。
④ 明確會議目標。
⑤ 提供必需的設(shè)備。
⑥ 安排一位會議主席或是總結(jié)發(fā)言人來掌控全程。
⑦ 用一些刺激手段來引發(fā)議論。如一小段錄像。
⑧ 房間布置要保證能夠進行最大規(guī)模的討論。
⑨ 使討論的結(jié)果有機會得以反饋。
2.技術(shù)交流會
技術(shù)交流會是以技術(shù)的交流和傳播為主要內(nèi)容的會議。這類會議是與會者就大家共同關(guān)心的領(lǐng)域和能引領(lǐng)合作事業(yè)，或是未來伙伴關(guān)系的框架進行研討。其策劃的要點有以下幾點
(1) 考慮合理安排會議時間。
(2) 不要強擠時間來安排活動。
(3) 事前當眾宣傳會議,要知道這個機會也許還有利于會議登記。
(4) 考慮設(shè)立“交流會”布告牌。
(5) 如果合適,與會議主席或主持人一起為會議構(gòu)建框架，推進會議的進行。
(6) 考慮提供茶點。
(7) 不要強迫人們參加討論交流會。
(8) 要考慮到那些也許不屬于交流范圍內(nèi)的人。
3.行業(yè)會議
行業(yè)會議一般是由行業(yè)協(xié)會或者政府主管部門組織舉辦，行業(yè)協(xié)會員或者該行業(yè)有關(guān)企業(yè)多加的會議。
行業(yè)會議在策劃上有三個方面的中心任務，即會議的主題、議題和籌備方案。值得注意的是，行業(yè)會議的籌備方案有一些自己的特點。如有些會議舉辦時間、規(guī)明，場所固定，但召開方式靈活等。
4.產(chǎn)品發(fā)布會
產(chǎn)品發(fā)布會是以發(fā)布新產(chǎn)品或者是有關(guān)新產(chǎn)品信息為主要內(nèi)容的會議活動。在發(fā)布形式上,可采取新聞發(fā)布會、記者招待會、情況通報會、記者通氣會、政策說明會、技術(shù)推介會、產(chǎn)品推介會以及成果發(fā)布會等類型,這些類型在內(nèi)容和形式上常常互相交叉,又各具特點。
產(chǎn)品發(fā)布會的策劃要點有:
(1) 明確目的。
(2) 確定口徑和發(fā)布方式。
(3) 選擇時機。
(4) 確定對象。
(5) 發(fā)出邀請和接受報名。
(6) 確定主持人和發(fā)言人。
(7) 準備有關(guān)材料。
(8) 布置會場。
(9) 安排翻譯。
(10) 收集媒體的報道。
