活動策劃—活動執(zhí)行中對場地的注意事項(xiàng)
發(fā)表于：2018/6/13 14:32:05來源：瀏覽次盡量不在宴會廳舉辦活動。當(dāng)?shù)鲜磕釠Q定在多倫多一家最受歡:的摩溫匹克餐廳舉辦《關(guān)女與野獸》的首映僅式時，這家餐廳之前從未對外關(guān)閉過。
雖然在一天中陸續(xù)招待1000位客人，與同時招待1000位客人其兩碼事，但是摩溫匹克餐廳有電影里的很多場景，如噴泉、特意為暗會布置的魔法森林以及集市場面，集市中的小吃檔還以電影里的人物進(jìn)行了重新命名，如盧米埃燒烤、波特夫人咖啡茶飲、樂芙蔬萊沙拉小迷糊壽司、賈斯頓壽司、考格沃斯海鮮、瑪麗面包、芭貝特甜品以及格蘭德布希夫人意大利面食。，這里簡直是舉辦這次活動的不二之選，當(dāng)然，這些也可以在宴會廳中打造出來，但既然最佳的場地已經(jīng)存在，又何必舍近求遠(yuǎn)呢? 只要稍作策劃創(chuàng)新，就可以創(chuàng)造出令人難忘的神奇效果。
選擇在摩溫匹克餐廳舉辦活動，不僅比在宴會廳增添了一種獨(dú)一無二的感覺，而且這種做法也是從前沒有過的——又一個獨(dú)一無二。
在世界很多地方，高級餐廳通常會為了舉辦私人活動而暫停營業(yè)，但是也有些餐廳并不認(rèn)同這種做法，因此他們可能不會為了你的活動而暫停對外開放。餐廳最擔(dān)心的是客人一旦被拒絕，就不會再來了，北京活動策劃公司給出以下這些建議有助于打消任何顧慮。因?yàn)樯婕百M(fèi)用問題，這些都是可以與餐廳辦商的。有些費(fèi)用需要餐廳來承擔(dān)，而有些費(fèi)用則由你負(fù)責(zé)。要提前弄清楚都涉及哪些費(fèi)用，在合同中列出來，并把你要承擔(dān)的費(fèi)用添加到成本報表中。
◎提前設(shè)置告示牌，說明餐廳關(guān)閉時間。
◎在活動周特別擺放帶有提示語的餐桌墊
◎在活動當(dāng)天放置“私人活動”標(biāo)志。
◎通知當(dāng)?shù)仫埖甑亩Y賓員，活動當(dāng)天餐廳停業(yè)。
◎發(fā)放飲料和小吃的贈送券，以感謝當(dāng)天光顧餐廳但不能被接待的客人對活動的理解。
◎建議附近的餐廳做好接待額外來客的準(zhǔn)備。
◎開通去往另一家餐廳的專車。
◎在地下停車場安排工作人員，把餐廳暫停營業(yè)的通知在客人停車前告訴他們。
在策劃餐廳活動時，除了上述這些善意、禮貌的做法外，還有許多其他注意事項(xiàng):
◎如果餐廳設(shè)在購物中心里，要確保得到購物中心管理部門的允許，并弄清楚那里對你的活動有什么限制。有的購物中心是按照商場的一定營業(yè)新來收取定比例租金的。如果活動是在客人較少的晚上舉辦，還能為他們帶來額外的收益。如果活動得到了媒體的高度關(guān)注，也就給購物中心做了有力的宣傳。如果你的客戶不反對，出于禮貌的做法，也要邀請購物中心的高層管理人員前來參加活動。
◎通知商家，購物中心即將舉辦特殊活動，以便他們能做好相應(yīng)準(zhǔn)備。你會發(fā)現(xiàn)多數(shù)商家都很理解，因?yàn)檫@對他們而言是一次吸引公眾的機(jī)會此外，活動也讓那些沒有光顧過該購物中心的顧客認(rèn)識了這個地方。
◎如果餐廳是獨(dú)立的經(jīng)營單位，要與當(dāng)?shù)叵篮途瘎?wù)部門取得聯(lián)系，看有什么要注意的地方。如果餐廳是在購物中心里，要與購物中心和餐廳的管理人員進(jìn)行溝通，以免違反租借條款或消防安全的規(guī)定。
◎如果你已經(jīng)與餐廳方面協(xié)商好在早餐或午省后暫停營業(yè)，那么安排現(xiàn)場的員工提前準(zhǔn)備以確保餐廳按時關(guān)閉。在開始布置會場時，如果又來了就餐的客人，最好就不要再接待了，因?yàn)閭}促的接待會令顧客不滿意，而你的布置工作又受到打擾，也會感到不愉快。即使只關(guān)閉部分餐廳也是如此。要提前做好準(zhǔn)備，并明確告訴管理人員關(guān)閉餐廳或餐廳某-部分的確切時間。如果能很好地向顧客解釋清楚并提供免費(fèi)飲料的話，他們通常都會理解，并愿意聽從安排。
要了解該場地在你的活動舉辦前都有哪些具體安排。確保安裝設(shè)備和布置場地的時間在合同中已有明確規(guī)定。例如，有一個絕佳場所，經(jīng)常被用來舉辦特殊活動，而且也常常用來舉辦婚禮。對此你必須了解，在你進(jìn)駐場地之前，該場地有什么安排，同時要確保留有足夠的緩沖時間。在你進(jìn)行活動場地布置之前，可能會碰到婚禮彩排。婚禮彩排非常麻煩，因?yàn)樗ǔ２话磿r開始，或者進(jìn)行到很晚，所以會造成拖延。你必須事先意識到這個問題，確保婚禮舉辦方充分考慮到你的場地布置時間，以免產(chǎn)生沖突。他們意識到了時間安排的重要性，才不至于令彩排虎頭蛇尾。
